Regulamin Konkursu Cosplay

Regulamin Konkursu Cosplay Łódzkiego Festiwalu Fantastyki Kapitularz 2026

I. Postanowienia ogólne

  1. Organizatorką Konkursu Cosplay (zwanego dalej „Konkursem”) jest Fundacja Fantastyczne Inicjatywy z siedzibą przy ul. Organizacji Wolność i Niezawisłość 71/73 m. 6 91-811 Łódź, NIP 7262654605, KRS 0000509498 (zwana dalej “Organizatorem”);
  2. Koordynatorką Konkursu jest Weronika „Marana” Kaszewski (zwana dalej “Koordynatorką”), Zastępczynią Koordynatorki jest Martyna „Maru” Krzystanek;
  3. Konferansjerem Konkursu jest Jagoda „Tima” Sikorska (zwana dalej “Konferansjerem”);
  4. Konkurs odbywa się podczas Festiwalu Fantastyki Kapitularz 04.09-06.09.2026 r. (zwanego dalej „Kapitularzem”);
  5. Konkurs ma na celu: pobudzanie kreatywności, ukazanie zainteresowań w kręgach popkulturowych, fantastycznych, literackich i historycznych oraz promowanie własnoręcznie wykonanych strojów i rekwizytów;
  6. Zadaniem osób uczestniczących w Konkursie jest zaprezentowanie kostiumu wybranej postaci na scenie w trakcie Konkursu oraz przed jurorami w trakcie oceny indywidualnej.

II. Warunki uczestnictwa

  1. W Konkursie może wziąć udział każda osoba, która w dniu jego trwania (tj. 04.09.2026)   jest pełnoletnia, lub – jeśli jest osobą niepełnoletnią – posiada pisemną zgodę rodzica, lub opiekuna prawnego <link>
  2. W wydarzeniu nie mogą brać udziału członkowie kadry organizacyjnej Kapitularza, ich krewni oraz osoby bliskie;
  3. W Konkursie można startować indywidualnie, grupowo (w tym również w duetach).
  4. Dopuszczalne jest zaproszenie osoby prezentującej strój, jednak jej występ sceniczny nie podlega ocenie Jury.
  5. Dopuszczalne jest zgłoszenie strojów już prezentowanych w innych konkursach z wyjątkiem strojów uprzednio nagradzanych na podium;
  6. Dopuszczalne jest zgłoszenie występów scenicznych (zwanych dalej “scenką”) już prezentowanych w innych konkursach z wyjątkiem występów uprzednio nagradzanych na podium;
  7. Osoba zgłaszająca się do Konkursu wyraża zgodę na nieodpłatną prezentację, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań z jej udziałem wykonanych podczas Kapitularza – w celach archiwizacyjnych oraz promocyjnych Kapitularza i Organizatora.
  8. Przystępując do Konkursu, osoba uczestnicząca akceptuje postanowienia Regulaminu Konkursu oraz Kapitularza.

III. Zgłoszenia

  1. W Konkursie udział może wziąć każda osoba uczestnicząca w festiwalu Kapitularz, która poprawnie wypełni Formularz zgłoszeniowy dostępny pod adresem <link>.
  2. Formularz zatwierdzany jest automatycznie po poprawnym wypełnieniu. Jeżeli zgłaszający nie otrzyma maila zwrotnego, prosimy o ponowne wysłanie poprawionego formularza.
  3. Formularz będzie aktywny w dniach 06.06-23.08.2026
  4. Zakwalifikowani Uczestnicy otrzymają potwierdzenie uczestnictwa w konkursie drogą mailową do 28.08.2026.
  5. Zgłoszenie musi zawierać:
    • Aktywny adres poczty mailowej.
    • Aktywny numer telefonu.
    • Zdjęcie gotowego stroju.
    • Grafikę referencyjną (zwaną dalej “refką”) w formacie .jpg lub .png.
    • Krótki opis stroju i jego wykonania w tym elementy nie będące pracą własną np. kupne akcesoria  (max 200 słów).
    • Zdjęcia procesu tworzenia stroju (nie dotyczy strojów kupnych)
    • Opis scenki wraz z wytycznymi oświetlenia.
    • Docięty do czasu prezentacji podkład dźwiękowy w formacie .mp3.
    • Krótką zapowiedź dla Konferansjera, która wprowadzi Widzów i Jury.
  6. Maksymalny rozmiar każdego przesłanego w Formularzu Zgłoszeniowym pliku to
    10 MB.
  7. O ewentualnej konieczności poprawy danych podanych w Formularzu osoba uczestnicząca zostanie  powiadomiona drogą mailową. Osoba uczestnicząca zobowiązana jest do wprowadzenia korekty w ciągu jednego dnia od otrzymania wiadomości.
  8. W przypadku sporów, lub wątpliwości związanych z prawidłowością zgłoszeń ostateczna decyzja o dopuszczeniu do konkursu należy do Organizatora.

IV. Źródła, refki i scenki

  1. Prezentowane mogą być stroje postaci z komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, animacji, serialu, ilustracji (w tym fanartów), jak i postaci własne (OC).
  2. Zdjęcie/obraz/rysunek referencyjne kostiumu (zwane dalej Refką), jest to grafika przedstawiająca strój i akcesoria wybranej postaci, na podstawie której tworzony był cosplay. Na jego podstawie dokonywana będzie ocena stroju przez Jury. 
  3. Refka musi wyraźnie i dokładnie prezentować elementy stroju.
  4. Refka musi zawierać dane jej osoby autorskiej.
  5. Refka, podkład dźwiękowy, scenka oraz strój nie mogą zawierać treści powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe.
  6. Scenka nie może zawierać wykorzystania oświetlenia stroboskopowego, ognia, materiałów pirotechnicznych oraz generatorów dymu. W razie wątpliwości należy zapytać organizatora o zgodę na użycie niestandardowych akcesoriów. 
  7. Scenka nie może zawierać elementów modyfikujących nawierzchnię sceny w sposób utrudniający występ innym osobom uczestniczącym (konfetti, slime itp.). W razie wątpliwości należy zapytać organizatora o zgodę na użycie niestandardowych akcesoriów. 
  8. Osobom uczestniczącym podczas scenki zakazuje się wchodzenia na stoły, krzesła i inne elementy mobilne lub nie, znajdujące się na scenie. Zabranie się również skakania z wszelkich podwyższeń w tym sceny.
  9. Scenka powinna zawierać się w limicie czasowym od 1 do 4 minut.
  10. Organizator zapewnia pomoc w przygotowaniu sceny do występu (wniesienie potrzebnych części scenografii) jak i podawaniu rekwizytów.
  11. Pomoc sceniczna spoza obsługi Kapitularza powinna nie rzucać się w oczy podczas występu (sugerowany jest jednolity ubiór w stonowanych barwach) i zostać zakomunikowana podczas wypełniania Formularza zgłoszeniowego.
  12. W przypadku problemów technicznych ze strony Organizatora, osoba uczestnicząca ma możliwość jednorazowego powtórzenia występu.

V. Kostiumy

  1. Prezentowany kostium musi zostać wykonany przez osobę uczestniczącą własnoręcznie minimum w 80%. Pozostałe 20% może stanowić efekt pomocy osób trzecich (z wyłączeniem odpłatnych twórców). Kostium niespełniający zasady samodzielności (w tym stroje całkowicie kupne) nie może brać udziału w kategoriach oceniających strój.
  2. Dopuszczalne są elementy kupne (np. peruki, soczewki, baza obuwia), jednak powinny stanowić jedynie dodatek do pracy własnej. 
  3. Dopuszczalne są elementy wykonane maszynowo (druk 3D, druk na tkaninie itp.), jednak powinny one być w większości przygotowane przez osobę uczestniczącą – w innym przypadku uznawane są za elementy niewykonane przez osobę uczestniczącą własnoręcznie.
  4. Wszelkie elementy niewykonane przez osobę uczestniczącą własnoręcznie (kupne, zamówione u osób trzecich itp.) powinny zostać zakomunikowane podczas wypełniania Formularza zgłoszeniowego oraz podczas Rundy Jury.
  5. W przypadku występów grupowych, Uczestnicy mogą pomagać sobie w tworzeniu kostiumów w ramach jednej grupy.
  6. Uczestnicy nie mogą zmieniać tonu swojej skóry, lub podklejać elementów ciała w celu upodobnienia się do postaci innego pochodzenia etnicznego, niż ich własne. Dotyczy to wszystkich postaci o cechach etnicznych rzeczywistych/zbliżonych do rzeczywistych. Zgodność etniczna z cosplayowaną postacią nie podlega ocenie Jury.

VI. Kategorie

  1. Nagrody na Konkursie będą przyznawane w następujących kategoriach:
    • Grand Prix

    Ocenie podlegać będzie techniczny kunszt wykonania stroju, jego schludność oraz zgodność z refką, a także pomysł na scenkę oraz jej wykonanie włącznie z dopasowaniem i zgraniem z podkładem dźwiękowym, jak również jej czytelność (dla Jury i widowni) oraz umiejętności aktorskie.

    • Najlepszy strój

    Ocenie podlegać będzie techniczny kunszt wykonania stroju, jego schludność oraz zgodność z refką.

    • Najlepszy występ solowy

    Ocenie podlegać będzie pomysł na scenkę oraz jej wykonanie włącznie z dopasowaniem i zgraniem z podkładem dźwiękowym, jak również jej i czytelność (dla Jury i widowni) oraz umiejętności aktorskie.

    • Najlepszy występ grupowy

    Ocenie podlegać będzie pomysł na scenkę oraz jej wykonanie włącznie z dopasowaniem i zgraniem z podkładem dźwiękowym, jak również jej i czytelność (dla Jury i widowni) oraz umiejętności aktorskie.

    • Najlepszy debiut

    Ocenie podlegać będzie techniczny kunszt wykonania stroju, jego schludność oraz zgodność z refką, a także pomysł na scenkę oraz jej wykonanie włącznie z dopasowaniem i zgraniem z podkładem dźwiękowym, jak również jej i czytelność (dla Jury i widowni) oraz umiejętności aktorskie.

    Kategoria przeznaczona jest dla początkujących, którzy wzięli do tej pory udział w maksymalnie 3 konkursach cosplay.

    • Strój EKO
      Ocenie podlegać będzie techniczny kunszt wykonania stroju z materiałów pochodzących z recyklingu i źródeł ekologicznych oraz biodegradowalnych, rzeczy używanych.
  2. Każda osoba zasiadająca w Jury ma prawo przyznać indywidualne wyróżnienie, które może, ale nie musi, pokrywać się z innymi nagrodami.
  3. Konkurs w danej kategorii odbędzie się tylko w przypadku nadejścia minimum dwóch zgłoszeń.

VII. Przebieg konkursu

  1. Próba cosplay:
    • Obecność na próbie jest obowiązkowa.
    • Przed oficjalną próbą cosplay otwarte będą zapisy na obowiązkowe konsultacje oświetlenia.
    • Uczestnicy Konkursu zostaną poinformowani o godzinie i miejscu próby drogą mailową lub telefoniczną z odpowiednim wyprzedzeniem.
    • Niestawienie się na próbie lub konsultacjach grozi dyskwalifikacją. 
    • W przypadku potrzeby przedłużenia czasu wymagany jest kontakt z Koordynatorką . 
    • W przypadku zdarzeń losowych, gdy osoba uczestnicząca nie może pojawić się na Próbie, wymagany jest kontakt z Koordynatorką .
  2. Runda Jury:
    • Runda Jury jest obowiązkową częścią Konkursu, podczas której Jury będzie mogło obejrzeć dokładnie stroje, zapytać o ich wykonanie i użyte techniki. 
    • Obecność na Rundzie Jury jest obowiązkowa (nie dotyczy osób biorących udział wyłącznie w kategoriach oceniających scenkę).
    • Uczestnicy Konkursu zostaną poinformowani o godzinie i miejscu Rundy Jury drogą mailową lub telefoniczną z odpowiednim wyprzedzeniem.
    • Każda osoba biorąca udział w Rundzie Jury ma przydzielony slot trwający od 5 do 15 minut. Długość slotu będzie zależna od ilości osób uczestniczących.
  3. Występ sceniczny (scenka).
  4. Obrady Jury.
  5. Ogłoszenie wyników.

VIII. Jury

  1. Runda Jury przebiega w języku polskim, opcjonalnie angielskim. O języku Rundy Jury uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową. 
  2. W skład Jury wchodzi troje znanych specjalistów związanych z cosplay, tworzeniem kostiumów i rekwizytów, projektowaniem, charakteryzacją, występami scenicznymi, fantastyką. Informacje o składzie Jury zostaną podane do wiadomości przed rozpoczęciem Konkursu poprzez media Kapitularza.

IX. Nagrody

  1. W przypadku zdobycia nagrody przez grupę zostaje ona oddana do dyspozycji osoby wysyłającej zgłoszenie. Podział nagrody jest niezależny od Organizatora.
  2. W Konkursie przewidziane są nagrody pieniężne, jak i rzeczowe od Sponsorów Konkursu.
  3. Nagrody rzeczowe nie podlegają wymianie na ekwiwalent pieniężny.
  4. W przypadku wygranej przez osobę niepełnoletnią, po nagrodę powinna zgłosić się osoba sprawująca nad nią opiekę prawną, która podpisała zgodę na udział w Konkursie.

X. Dyskwalifikacje

  1. Organizator może dokonać dyskwalifikacji osoby uczestniczącej w poniższych przypadkach:
    • Osoba uczestnicząca w sposób celowy zniszczyła lub uszkodziła kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w Konkursie;
    • Osoba uczestnicząca zachowują  się nieprzyzwoicie, lub w sposób ogólnie przyjęty za nieprzyzwoity;
    • Osoba uczestnicząca wykazała się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych osób uczestniczących w Konkursie, jego obsługi lub Organizatora;
    • Osoba uczestnicząca była nieobecna na Próbie Cosplay, czy obowiązkowej bez wcześniejszego kontaktu z Koordynatorką ;
    • Osoba uczestnicząca była nieobecna podczas konsultacji z oświetleniowcem bez wcześniejszego kontaktu z Koordynatorką ;
    • Osoba uczestnicząca była nieobecna na Rundzie Jury (nie dotyczy osób biorących udział wyłącznie w kategoriach oceniających scenkę);
    • Osoba uczestnicząca stwierdziła nieprawdę w Formularzu zgłoszeniowym, w szczególności nie poinformowała o niesamodzielnym wykonaniu stroju lub nagrodzie otrzymanej za strój i/lub scenkę na innych konkursach;
    • Osoba uczestnicząca nie przestrzegał i wykazał nieznajomość Regulaminu.
  2. Zachowanie szczególnie niestosowne może skutkować wydaleniem z terenu Kapitularza oraz obciążeniem kosztami związanymi z ewentualnymi konsekwencjami zachowania osoby uczestniczącej.

XI. Postanowienia końcowe

  1. Organizator może dokonać preselekcji zgłoszeń. Do Konkursu zostanie zakwalifikowane nie więcej, niż 20 osób uczestniczących;
  2. W przypadku rezygnacji z udziału w Konkursie, osoba uczestnicząca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym Koordynatora;
  3. Zgłaszając się do Konkursu, osoba uczestnicząca oświadcza, że wszystkie elementy wykorzystane w jego występie pochodzą z legalnych źródeł i są używane zgodnie z prawem, na podstawie posiadanych praw, licencji, zgód, bądź w ramach prawa cytatu lub dozwolonego użytku.
  4. Osoby uczestniczące mają świadomość, że podkład muzyczny i inne elementy audio-wizualne stanowią jedynie tło i uzupełnienie występu. Występ jest autorską interpretacją, parodią, pastiszem lub karykaturą, będącą własnym przedstawieniem postaci przez uczestnika.
  5. Za wykonanie stroju i scenki przewidziane są nagrody pieniężne lub rzeczowe, co nie zmienia faktu, że twórczość uczestników pozostaje interpretacją fanowską
  6. osoby uczestniczące nie roszczą sobie żadnych praw do oryginalnych utworów, postaci ani znaków towarowych, z których czerpią inspirację. Występ stanowi wyłącznie twórczą interpretację w ramach fanowskiego odtwórstwa. 
  7. Występy nie mają na celu naruszania praw autorskich ani dóbr osobistych osób trzecich. Organizator i uczestnicy działają w dobrej wierze, promując twórczość i fandom w sposób kreatywny i zgodny z prawem.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowania i działania Uczestników podczas Konkursu oraz za ewentualne szkody powstałe z ich winy wobec osób trzecich lub mienia. Każdy Uczestnik odpowiada za własne działania.
  9. Występy nie mają na celu naruszania praw autorskich ani dóbr osobistych osób trzecich, a nagrody nie nadają charakteru komercyjnego wykorzystania utworów.
  10. Organizator zastrzega prawo do zmiany treści Regulaminu w dowolnym terminie poprzedzającym Konkurs.
  11. Kwestie nieuregulowane regulaminem rozstrzyga Organizator. 
  12. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu czy zaskarżeniu.

XII. Dane osobowe

Organizator jest administratorem danych osobowych – w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity – Dz.U. 2014 r. poz. 1182 ze zm.) osób uczestniczących w Konkursie. Dane osobowe (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji) przetwarzane są wyłącznie w celu dokonania czynności niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia Konkursu, w  szczególności w celu poinformowania o wygranej oraz wydania Nagrody. Organizator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych osób uczestniczących w Konkursie wyłącznie podmiotom, które współpracują z nim przy jego organizacji i wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego prawidłowego przeprowadzenia. Uczestnicy Konkursu mają prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Uczestnicy podają dane na zasadach dobrowolności, przy czym podanie danych jest warunkiem uzyskania możliwości wzięcia udziału w Konkursie.  

XIII. Dane kontaktowe

Adres email cosplay:
Koordynatorka Konkursu Cosplay:
Zastępczyni Koordynatorki: