REGULAMIN ŁÓDZKIEGO FESTIWALU FANTASTYKI KAPITULARZ 2023

1. Łódzki Festiwal Fantastyki Kapitularz 2023 (zwany dalej „Kapitularzem”) odbywa się w dniach 1-3 września 2023 roku  na terenie Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Łódzkiego przy ulicy Pomorskiej 171/173 w Łodzi.
2. Organizatorem “Łódzkiego Festiwalu Fantastyki Kapitularz 2023” jest Fundacja Fantastyczne Inicjatywy z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego numer 0000509498 zwana dalej Organizatorem.
3. Tegoroczny Kapitularz odbywa się w randze Polconu. Zarówno dalej w tym dokumencie, jak i do wszystkich celów prawnych używana będzie nazwa “Kapitularz”
4. Festiwal jest wydarzeniem społecznym, czyli imprezą zwykłą odbywającą się na terenie prywatnym i nie podlega przepisom ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20.03.2010 (dz. U. nr 62, poz. 504). Organizatorzy pracują społecznie.
5. Każdy uczestnik „Kapitularza 2023” kupując bilet(zwany dalej akredytacją) akceptuje niniejszy regulamin i zobowiązuje się jednocześnie przestrzegać warunków niniejszego regulaminu oraz przepisów porządkowych właścicieli obiektów, w których odbywa się Festiwal.
6. Niniejszy regulamin jest egzekwowany przez Organizatorów, obsługę, Igorów (wolontariuszy wspomagających organizację festiwalu) oraz ochronę Kapitularza. Naruszenie regulamin może prowadzić do nałożenia na uczestnika sankcji włącznie z wydaleniem z terenu festiwalu bez zwrotu kosztów akredytacji.
7. Niniejszy regulamin jest dostępny na stronie internetowej Imprezy: www.kapitularz.pl, do pobrania jako pdf, w materiałach informacyjnych dostarczonych uczestnikom Festiwalu oraz do wglądu w punktach informacyjnych.
8. Akredytację 3-dniową na Festiwal można zakupić w przedsprzedaży (zwanej pre-akredytacją) do dnia 30 sierpnia 2023 w sposób podany na stronie wydarzenia.
9. Akredytację 3-dniową oraz na poszczególne dni Festiwalu można zakupić w czasie trwania Festiwalu w punkcie akredytacyjnym, od godziny 14:00 w piątek 1.09 do godziny 14:00 w niedzielę 3.09. Wejście na Festiwal w niedzielę po godzinie 14:00 jest darmowe.
10. Koszt akredytacji zostaje ustalony na:
    1. Preakredytacja trzydniowa
       1. I tura – 70 pln
       2. II tura – 85 pln
    2. Akredytacja wspierająca nagrodę Zajdla – 20 pln
    3. Akredytacja kupiona w dniu festiwalu
       1. Trzydniowa – 100 pln
       2. Piątek – 60 pln
       3. Sobota – 80 pln
       4. Niedziela – 60 pln
    4. Zniżki
       1. Dzieci do lat 7 – 100%
       2. Dzieci i młodzież do lat 14 – 50% zniżki
       3. Osoby niepełnosprawne – 50% po okazaniu stosownego zaświadczenia (orzeczenie), opiekunowie 100%
       4. Twórcy programu – jedna godzina atrakcji 50%, dwie lub więcej 100%.

11. Akredytacja jednodniowa upoważnia do przebywania na terenie Kapitularza w dniu jej nabycia do godziny 8:00 następnego dnia. Akredytacja trzydniowa upoważnia do przebywania na terenie Kapitularza od godziny 15:00 w piątek 1.09 do godziny 17:00 w niedzielę 3.09.
12. Akredytacja jest imienna.
13. Zakup pełnej akredytacji uprawnia również do otrzymania karty do głosowania na Nagrodę Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla. Każdy Uczestnik Konwentu jest uprawniony do oddania jednego głosu. Po skorzystaniu z tego prawa identyfikator Uczestnika zostanie odpowiednio oznaczony przez obsługę stoiska Nagrody. Warunkiem otrzymania duplikatu karty do głosowania jest okazanie w punkcie akredytacji nieoznaczonego identyfikatora.
14. Organizator nie zakłada możliwości dokonywania zwrotów za zakupione przez uczestników akredytacje (zarówno pre-akredytacja jak i akredytacje zakupione podczas Festiwalu)
15. Akredytacja kupiona w przedsprzedaży podlega wymianie na identyfikator festiwalowy w momencie wejścia na Festiwal. Odbiór identyfikatorów odbywa się w punkcie akredytacyjnym
16. W momencie zakupu akredytacji na miejscu Uczestnik otrzyma identyfikator, który jest niezbędny do wejścia na teren Kapitularza.
17. Uczestnik jest zobowiązany do podpisania identyfikatora oraz posiadania go przy sobie w widocznym miejscu podczas przebywania na terenie Festiwalu.
18. W przypadku utraty identyfikatora, uczestnik zobowiązany jest do wykupienia nowej akredytacji lub opuszczenia terenu Festiwalu.
19. Dane podane przez formularz kontaktowy lub w innej formie służą tylko do ewidencji i zapewnienia bezpieczeństwa na Festiwalu i są przetwarzane zgodnie z ustawą dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych (dz. U. 2002 r. nr 101, poz. 926 z zm.). Po zakończeniu Kapitularza wszystkie dane wrażliwe są niszczone.
20. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostępne są na stronie Festiwalu – https://kapitularz.pl/informacja-o-przetwarzaniu-danych-osobowych/
21. Osoby niepełnoletnie zobowiązane są przedstawić przy zakupie akredytacji wypełniony przez prawnego opiekuna formularz upoważniający do wzięcia udziału w Kapitularzu.
22. Każdy Uczestnik Kapitularza zobowiązany jest do kulturalnego zachowania się i podporządkowania się decyzjom Obsługi i Ochrony.
23. Każdy Uczestnik Kapitularza zobowiązany jest podczas jego trwania nosić w widocznym miejscu identyfikator potwierdzający zakup akredytacji. Osoby bez identyfikatora będą wypraszane z terenu Kapitularza przez uprawniony personel.
24. Zgubienie identyfikatora należy natychmiast zgłosić służbie informacyjnej, jego duplikat zostanie wydany odpłatnie, po wyjaśnieniu sprawy.
25. Zabrania się wnoszenia na teren Kapitularza:
    • alkoholu;
    • nielegalnych substancji;
    • substancji niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia;
    • przedmiotów sprawiających zagrożenie dla zdrowia i życia ludzkiego, za wyjątkiem wymienionych w punkcie 25.
26. Broń lub jej repliki może zostać wniesiona na teren Kapitularza tylko w celu przeprowadzenia pokazu lub prelekcji i po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorami i odpowiednim jej zabezpieczeniu. Organizatorzy zobowiązują się zapewnić warunki do bezpiecznego przechowywania tego typu rekwizytów podczas trwania festiwalu.
27. Na terenie Kapitularza zabrania się:
    1. spożywania i posiadania alkoholu oraz narkotyków i innych nielegalnych substancji, a także przebywania na terenie festiwalu znajdując się pod ich wpływem;
    2. na terenie budynku panuje całkowity zakaz palenia tytoniu. Jest to dozwolone wyłącznie na zewnątrz, w miejscach ku temu wyznaczonych przez Organizatorów lub wyznaczonych przez administrację budynków Kapitularza., Zakaz obowiązuje także używania papierosów elektronicznych oraz VAPE;
    3. Zabrania się używania otwartego ognia i wytwarzaczy sztucznego dymu na terenie budynku;
    4. zachowywania się w sposób mogący spowodować zagrożenie dla zdrowia i życia innych oraz swojego;
    5. niszczenia wyposażenia i budynków;
    6. śmiecenia i zanieczyszczania otoczenia;
    7. prowadzenia jakiejkolwiek działalności komercyjnej poza uzgodnioną z Organizatorami;
    8. powielania multimediów chronionych prawami autorskimi;
    9. konstruowania jakichkolwiek zamkniętych lub zakrytych struktur noclegowych (np. namiotów, altanek i innych) na terenie budynku;
    10. Organizator nie zezwala na podłączanie przyniesionych przez uczestników sprzętów i urządzeń elektrycznych do sieci na terenie Kapitularza, z wyjątkiem laptopów, kamer, aparatów fotograficznych i telefonów komórkowych;
    11. dowolnych innych działań niezgodnych z prawem polskim i międzynarodowym.
28. Za wszelkie wyrządzone szkody odpowiedzialność ponoszą ich sprawcy. Osoby, które wyrządziły szkodę będą identyfikowane i pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej lub karnej.
29. Każdy uczestnik Łódzkiego Festiwalu Fantastyki „Kapitularz 2023” kupując akredytację wyraża zgodę na wykorzystywanie jego wizerunku w materiałach promocyjnych Kapitularza w tej i następnych edycjach.
30. Wieszanie wszelkiego rodzaju plakatów, rozdawanie ulotek i ogłoszeń dozwolone jest wyłącznie na tablicach przeznaczonych do tego celu po uprzednim uzgodnieniu z organizatorami. Plakaty, ulotki i ogłoszenia umieszczone poza miejscami do tego przeznaczonymi będą usuwane. W wypadku zniszczeń powstałych na skutek wieszania w/w materiałów sprawcy zostaną pociągnięci do odpowiedzialności cywilnej lub karnej.
31. Na terenie Kapitularza należy zachować porządek i czystość, a pomieszczenia, w których się przebywało pozostawić w stanie nie gorszym niż zastany.
32. W trakcie Kapitularza niedozwolona jest samodzielna zmiana ustawień sprzętu technicznego bez porozumienia z Organizatorami.
33. W trakcie Kapitularza niedozwolone jest samowolne – bez porozumienia z Organizatorami – zmienianie wystroju lub wyposażenia sal prelekcyjnych, w tym w szczególności wynoszenia czegokolwiek z sal bez asysty służb porządkowych.
34. Na terenie Kapitularza będą znajdowały się pomieszczenia o ograniczonym dostępie. Uczestnicy zobligowani są do respektowania tychże ograniczeń.
35. Nagrodami w konkursach, z wyjątkiem konkursu cosplay, są bony z walutą festiwalową, podlegające wymianie na nagrody w stoisku z nagrodami. Za niewykorzystaną walutę festiwalową nie przewiduje się rekompensaty.
36. Dopuszczamy obecność zwierząt na terenie Kapitularza poza budynkiem, na odpowiedzialność właściciela (na Festiwalu będą drapieżne ptaki)  pod warunkiem zapewnienia im opieki i bezpieczeństwa oraz sprzątania po nich. Psy – przewodnicy mają prawo przebywać także w budynku.
37. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki.
38. Niestosowanie się do zapisów powyższego regulaminu może skutkować wydaleniem z terenu Kapitularza bez zwrotu kosztów zakupu akredytacji.
39. Organizatorzy Kapitularza 2023 nie ponoszą odpowiedzialności i nie utożsamiają się z opiniami wygłaszanymi przez uczestników (w tym prowadzących punkty programu) podczas trwania Festiwalu.
40. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie przed i w czasie trwania Imprezy. Ostateczna interpretacja regulaminu należy do Organizatorów.

Regulamin jest dostępny również w formie PDF do pobrania.