Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców Łódzkiego Festiwalu Fantastyki Kapitularz 2026

§ 1​ Postanowienia ogólne​

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa Wystawców w Łódzkim Festiwalu Fantastyki KAPITULARZ 2026, zwanym dalej „Kapitularzem” lub „Wydarzeniem”.
  2. Organizatorem Wydarzenia jest Fundacja Fantastyczne Inicjatywy, z siedzibą przy ul. Organizacji WiN 71/73 m.6,  91-811 Łódź,  NIP: 7262654605,  KRS 0000509498, zwana dalej „Organizatorem”. 
  3. Wydarzenie odbędzie się w dniach 4-6 września 2026 roku na terenie Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Pomorska 171/173; 90-236 Łódź.
  4. „Wystawcą” jest każdy podmiot, który przed datą Wydarzenia zawarł z Organizatorem umowę najmu powierzchni wystawienniczej lub umowę najmu powierzchni wystawienniczej z usługami dodatkowymi, oraz uiścił opłatę zgodnie z warunkami zawartej umowy.
  5. Koordynatorem oraz Organizatorami wydarzenia ds. wystawców są osoby wyznaczone przez Organizatora Głównego, odpowiadają za sprawy związane z organizacją Wystawców oraz ich bieżącą obsługą. Wszelkie kwestie organizacyjne należy kierować bezpośrednio do wyznaczonego Koordynatora oraz Organizatorów, którego dane kontaktowe zostaną udostępnione Wystawcom.
  6. Wydarzenie organizowane przez Fundację Fantastyczne Inicjatywy ma charakter imprezy społecznej, odbywającej się na terenie prywatnym, i w związku z tym nie podlega regulacjom ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2010 r. (Dz. U. nr 62, poz. 504). Organizacja Wydarzenia opiera się na pracy społecznej Organizatorów.
  7. Zgłoszenia Wystawców będą przyjmowane w okresie od dnia 1 maja 2026 roku do 30 czerwca 2026 roku.

§ 2​ Zgłoszenie stoiska

  1. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Kapitularza (https://kapitularz.pl/) oraz uiszczenie opłaty za Stoisko. 
  2. Umowa między Wystawcą a Organizatorem zostaje zawarta z chwilą otrzymania przez Wystawcę potwierdzenia przyjęcia Stoiska, które zostanie przesłane drogą e-mailową na adres wystawcy@kapitularz.pl, nie później niż w terminie 2 tygodni po zakończeniu przyjmowania zgłoszeń. 
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawartej umowy wynajmu Stoiska, informując Wystawcę drogą e-mailową najpóźniej do dnia 1 września 2026 roku, wskazując przyczynę odstąpienia. W przypadku, gdy Stoisko zostało już opłacone, Organizator zwraca pełną wpłaconą kwotę bez potrącania jakichkolwiek dodatkowych kosztów.
  4. Organizator zobowiązany jest do poinformowania Wystawcy drogą e-mailową o decyzji o nieprzyjęciu Stoiska. Powierzchnia wystawiennicza jest ograniczona.
  5. Zmiany w ustaleniach dotyczących liczby wynajmowanych stołów będą  przyjmowane wyłącznie drogą e-mailową do 30 czerwca 2026 r. Pozostałe kwestie organizacyjne muszą zostać uregulowane najpóźniej do dnia 1 sierpnia 2026 r. W przypadku nagłych zmian spowodowanych sytuacjami losowymi, możliwe będzie ich rozstrzygnięcie jedynie po wcześniejszym do Organizatora.

§ 3 Stoisko​

  1. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię wystawienniczą, zwaną dalej „Stoiskiem”, zgodnie z warunkami umowy zawartej z Organizatorem, z zastrzeżeniem prawa Organizatora do zmiany lokalizacji uprzednio przydzielonej powierzchni wystawienniczej ze względów organizacyjnych, technicznych lub z innych przyczyn niezależnych od Organizatora.
  2. Organizator zapewnia dostęp do obiektu Wystawcom począwszy od piątku, 4 września, od godziny 09:00, aż do niedzieli, 6 września 2026 roku, do godziny 20:00.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany godzin udostępnienia obiektu Wystawcom oraz Uczestnikom z przyczyn organizacyjnych, technicznych, jak też z przyczyn niezależnych od niego – w takim wypadku Organizator zobowiązuje się do poinformowania Wystawców o zmianach drogą e-mailową przed rozpoczęciem Wydarzenia, lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń, jeśli zmiana zostanie wprowadzona w trakcie trwania Wydarzenia, lub poprzez opublikowanie odpowiedniej informacji na stronie wydarzenia w serwisie Facebook.
  4. Obiekt będzie dostępny dla Uczestników od godziny 14:00 w piątek, 4 września, do godziny 17:00 w niedzielę, 6 września 2026 roku.
  5. Po przybyciu na teren Wydarzenia, Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia się do Organizatora w celu wskazania miejsca do rozstawienia Stoiska. Organizator wydaje Wystawcy akredytację umożliwiającą swobodne przemieszczanie się po terenie wydarzenia oraz przekazuje pakiet informacji. 
  6. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia Stoiska w miejscu wyznaczonym przez Organizatora oraz niezmieniania tego miejsca bez porozumienia z Organizatorem.
  7. Wielkość Stoiska na Wydarzeniu mierzona jest w powierzchni użytkowej dla Wystawcy. Powierzchnia ta wynosi 2,25 mkw (1,5m x 1,5m).
  8. Wystawca zobowiązuje się przygotować swoje Stoisko do godziny 14:00 w piątek oraz pozostawić je rozstawione w piątek w godzinach 14:00 – 20:00, w sobotę w godzinach 10:00 – 20:00 oraz w niedzielę w godzinach 10:00 – 17:00. Wystawca zobowiązuje się do czynnego uczestniczenia w konwencie w roli wystawcy tzn. Nie organizowaniu stoisk „samoobsługowych”. 
  9. Organizator przewiduje możliwość zejścia Wystawcy ze swojego stoiska i zostawienia go samego na własną odpowiedzialność ze względu na wszelkie potrzeby, uprasza się jednak żeby „przerwy” w obsłudze uczestników nie wynosiły dłużej niż kwadrans.
  10. W przypadku, gdy Wystawca nie uruchomi Stoiska handlowego w wyznaczonym terminie, traci prawo do wystawienia Stoiska oraz do odbioru przysługujących mu wejściówek.
  11. Po zakończeniu demontażu Stoiska, Wystawca ma obowiązek zgłosić się do Organizatora w celu przeprowadzenia odbioru Stoiska.
  12. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z Wydarzeniem oraz na jego terenie, zarówno wobec Uczestników, innych podmiotów, jak i Organizatora, w tym dotyczące obiektu lub wyposażenia obiektu. Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Wystawcy kosztami naprawy lub odkupienia uszkodzonego oraz zniszczonego wyposażenia Stoiska (w szczególności: stołów, krzeseł, podłogi, ścian). 
  13. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za towary sprzedawane w ramach Stoiska oraz za usługi oferowane w ramach Wydarzenia, w tym za ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
  14. Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność prowadzonej działalności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym za organizację wszelkich konkursów, loterii i podobnych działań, a także za wykorzystywanie wynalazków, wzorów użytkowych, patentów, znaków towarowych oraz praw autorskich (w tym licencyjnych), w tym za uiszczanie stosownych opłat na rzecz stowarzyszeń zajmujących się ochroną praw autorskich.
  15. Wystawca nie ma prawa umieszczać żadnych elementów Stoiska ani przedmiotów ruchomych związanych tematycznie ze Stoiskiem poza przydzieloną mu powierzchnią, chyba że wcześniej uzgodni to z Organizatorem. 
  16. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione na Stoiskach bez nadzoru Wystawcy.
  17. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Uczestników w obrębie Stoiska.
  18. Podczas Wydarzenia będą wykonywane fotografie oraz materiały wideo. Wystawca wyraża zgodę na publikację w celach promocyjnych fotografii i wideo, na których może pojawić się jego wizerunek, zarówno w formie elektronicznej, jak i poligraficznej.
  19. Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i które nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności praw związanych z własnością intelektualną.
  20. W trosce o bezpieczeństwo nieletnich Uczestników, Organizator zabrania sprzedaży oraz dystrybucji towarów przeznaczonych wyłącznie dla osób pełnoletnich, w tym alkoholu, napojów energetycznych, wyrobów tytoniowych i pornografii. Wystawcy łamiący ten zakaz mogą zostać usunięci z imprezy.
  21. Wystawcom zabrania się wykorzystywania grafik, ilustracji i innych zasobów wizualnych wygenerowanych przez sztuczną inteligencję (AI), w tym programów i narzędzi służących do generowania obrazów.
  22. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub uzasadnionego podejrzenia, że prezentowane, bądź sprzedawane towary zostały stworzone z wykorzystaniem narzędzi AI, Organizator Festiwalu ma prawo do podjęcia działań, takich jak:
    • wezwania Wystawców do natychmiastowego usunięcia zakwestionowanych towarów ze stoiska;
    • nałożenia sankcji organizacyjnych, w tym upomnienia lub zakazu dalszej sprzedaży;
    • wydalenia Wystawców z terenu Festiwalu bez prawa do zwrotu poniesionych opłat i kosztów uczestnictwa.
  23. Wystawca zobowiązuje się do współpracy z Organizatorem w zakresie weryfikacji zgodności towarów z powyższą klauzulą i dostarczenia, na żądanie Organizatora, dokumentacji potwierdzających ich autorskie pochodzenie.

§ 4 Strefy

  1. Na edycji odbywającej się 4-6 września 2026 r. Organizator przewiduje dwie strefy — Strefę Literacką i Zwykłą. Strefa Literacka będzie organizowana na 1 piętrze budynku oraz będzie ona obejmować wszystkich Wystawców związanych z czytelnictwem, zaś Strefa Zwykła obejmować będzie piętra -1 i 0. 
  2. Strefa zwykła odnosi się do reszty pięter budynku, w którym będzie odbywać się wydarzenie 4-6 września 2026 r. Obejmuje ona stoiska rękodzielnicze oraz handlowe. 
  3. Strefa Literacka ma na celu promocję czytelnictwa wśród Uczestników Wydarzenia oraz wspieranie autorów. 
  4. W Strefie Literackiej przewiduje się możliwość organizacji spotkań autorskich oraz autografów we własnym zakresie w obrębie stoiska Wystawcy po ówczesnym porozumieniu z Organizatorem w kwestii ustalenia godziny i daty. 

§ 5 Opłaty​

  1. Ceny za Stoisko w STREFIE ZWYKŁEJ oraz ilość przyznanych wejściówek zawarte są w poniższym cenniku:
    • 1 ławka oraz 2 wejściówki – 450 PLN
    • 2 ławki oraz 3 wejściówki – 900 PLN
    • 3 ławki oraz 4 wejściówki – 1200 PLN
    • 4 ławki oraz 4 wejściówki – 1500 PLN
    • 5 ławek oraz 4 wejściówki – 1800 PLN
    • 6 ławek oraz 4 wejściówki – 2000 PLN
  2. Ceny za stoisko W STREFIE LITERACKIEJ oraz ilość przyznanych wejściówek zawarte są w poniższym cenniku: 
    •  1 ławka oraz 2 wejściówki – 350 PLN
    • 2 ławki oraz 3 wejściówki – 600 PLN
    • 3 ławki oraz 4 wejściówki – 900 PLN
    • 4 ławki oraz 4 wejściówki – 1100 PLN
    • 5 ławek oraz 4 wejściówki – 1400 PLN
    • 6 ławek oraz 4 wejściówki – 1700 PLN
  3. Akredytacja wystawcy przysługuje jedynie osobom powyżej 16 roku życia, które będą aktywnie zarządzać stoiskiem. 
  4. Na Stoisku nie jest dozwolone podłączanie urządzeń wysokoprądowych (czajnik, lodówka z napojami, toster, drukarka 3D itp.), za wyjątkiem przypadków szczególnych po wcześniejszym zgłoszeniu do Organizacji.
  5. Najmniejszą jednostką wystawienniczą jest jedna ławka. Każdy Wystawca uprawniony jest do otrzymania minimum dwóch wejściówek. 
  6. W wypadku zapotrzebowania na dodatkową wejściówkę dla obsługi Stoiska, Wystawca zobowiązany jest do uiszczenia dodatkowej opłaty w wysokości równowartości trzydniowej wejściówki dla Uczestnika.
  7. Opłata za wynajem Stoiska powinna zostać uiszczona przelewem na konto wskazane w e-mailu potwierdzającym przyjęcie Stoiska (decydująca jest data zaksięgowania przelewu na koncie odbiorcy) lub gotówkowo najpóźniej do godziny rozpoczęcia wydarzenia (4 września 2026 do godz. 14:00) 
  8. Wystawcy którzy nie wnieśli opłaty w wyznaczonym terminie mogą utracić prawo do powierzchni wystawienniczej.
  9. Opłata Wystawcy jest darowizną na cele statutowe Fundacji Fantastyczne Inicjatywy. Istnieje możliwość wystawienia rachunku.
  10. Rezygnacja złożona przez Wystawcę z wcześniej ustalonego wynajmu Stoiska może nastąpić nie później niż do dnia 16 sierpnia 2026 roku, drogą e-mailową na adres wskazany w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku rezygnacji, Organizator zobowiązuje się do zwrócenia wniesionej opłaty (jeśli taka została dokonana), z zastrzeżeniem prawa do odliczenia kosztów manipulacyjnych, jeżeli takie wystąpią (np. opłata za przelew). Po upływie powyższego terminu rezygnacji, Wystawcy nie przysługuje prawo do zwrotu opłaty.
  11. W przypadku, gdy Wystawca odstępuje od umowy w sposób niezgodny z postanowieniami Regulaminu, a uiścił opłatę za wynajem Stoiska, nie przysługuje mu prawo do zwrotu opłaty.
  12. W wypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn zależnych od Organizatora, wpłacona opłata za wynajem Stoiska zostanie zwrócona Wystawcy w całości, bez odsetek i innych dodatkowych kosztów.
  13. Organizator nie przewiduje zwrotu opłaty za Stoisko w przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora.
  14. Podczas Wydarzenia, po godzinach otwartych dla Uczestników, Stoisko powinno zostać przykryte kocem, płachtą lub brezentem. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje towary i wyposażenie, dlatego zaleca się ich odpowiednie zabezpieczenie. Nie ma obowiązku całkowitego pakowania Stoiska. Chociaż budynek jest monitorowany, a jego bezpieczeństwo zapewnia ochrona oraz Patrol Konwentowy, odpowiedzialność za przechowywanie i zabezpieczenie towarów spoczywa wyłącznie na Wystawcy.

§ 6 Reklama

  1. Wystawca ma prawo podejmować czynności reklamowe w obrębie swojego Stoiska, w tym promować sprzedawane towary oraz świadczone usługi, rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki oraz inne materiały reklamowe.
  2. W przypadku chęci wykonywania czynności reklamowych poza obrębem Stoiska, Wystawca zobowiązany jest do uprzedniego uzgodnienia z Organizatorem zakresu, rodzaju, miejsca oraz czasu realizacji takich czynności, a także wniesienia stosownej opłaty. Wykonywanie jakichkolwiek czynności reklamowych, które nie zostały uzgodnione z Organizatorem, uprawnia Organizatora do żądania usunięcia materiałów reklamowych Wystawcy z miejsc, które nie zostały przeznaczone do tego celu. W przypadku niewykonania przez Wystawcę tego obowiązku, usunięcie materiałów nastąpi na koszt Wystawcy.
  3. Wystawca nie ma prawa reklamować ani promować towarów lub usług podmiotów trzecich na swoim Stoisku lub poza nim, bez uprzedniej zgody Organizatora.

§ 7 Pozostałe postanowienia

  1. Na terenie Uniwersytetu, w pobliżu budynku, udostępniony jest parking dla Wystawców. Dojazd pod sam budynek, gdzie odbywa się Wydarzenie, jest możliwy bezpłatnie w celu rozładunku i załadunku. Opłata za parkowanie wynosi 100 zł na cały okres trwania wydarzenia. Parkowanie dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora.
  2. Po zakończeniu rozładunku, pojazd należy zaparkować w sposób zapewniający swobodny dostęp do dróg przejazdowych, tak aby nie utrudniał ruchu i nie blokował innych pojazdów.
  3. W okresie tygodnia poprzedzającego Wydarzenie (31 sierpnia – 3 września 2026 r.) istnieje możliwość wysyłki paczek na adres Uniwersytetu, po uprzednim ustaleniu z Organizatorem. Paczka powinna być odpowiednio oznaczona, z widoczną etykietą i dopiskiem „KAPITULARZ WYSTAWCA” oraz nazwą stoiska, do którego należy paczka. W przeciwnym razie paczka zostanie odesłana do nadawcy na jego koszt. Organizator oraz obsługa budynku nie ponoszą odpowiedzialności za zapakowany towar.
  4. Dla Wystawców na terenie konwentu (w budynku Uniwersytetu) będzie dostępna sala B2B oraz sala sleep room. Szczegółowe informacje dotyczące tych przestrzeni będą przekazywane drogą mailową.

§ 8 Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych w obrębie Wydarzenia. 
  2. Wystawca może prowadzić handel na swoim Stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na Stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na Stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami ani zasadami współżycia społecznego.
  3. Wystawca zobowiązany jest zapewnić obsługę Stoiska przez cały czas trwania otwarcia strefy wystawców dla Uczestników.
  4. W przypadku zamiaru ingerencji/rozbudowy/zamiany Stoiska, Wystawca zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej zgody Organizatora.
  5. Stoiska, które nie zostały zgłoszone i uzgodnione z Organizatorem, zostaną usunięte z terenu imprezy niezwłocznie, bez prawa do odwołania.
  6. Wszelkie kwestie nieujęte w Regulaminie będą rozstrzygane przez Organizatora.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu przed 1 września 2026 r.
  8. Każdy Wystawca jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu Wystawców oraz przestrzegania jego postanowień.
  9. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia Wystawcy z jego przestrzegania oraz ponoszenia konsekwencji wynikających z jego naruszenia
  10. Posługiwanie się nazwą „Kapitularz”, logo Wydarzenia oraz innymi oznaczeniami Organizatora jest zabronione bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem.
  11. Każdy Wystawca zobowiązany jest również do zapoznania się i przestrzegania Regulaminu Konwentu, dostępnego pod adresem https://kapitularz.pl/regulamin/.
  12. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
  13. Strony zobowiązują się do podejmowania działań na rzecz rozwiązania wszelkich sporów na drodze negocjacji i porozumienia. W przypadku braku możliwości osiągnięcia zgody, właściwym sądem do rozstrzygania sporów będzie sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  14. Ostateczna interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu należy do Organizatora.