Regulamin Wolontariatu

Regulamin Wolontariatu Łódzkiego Festiwalu Fantastyki Kapitularz 2026

Wolontariat jest regulowany przez Ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 1491 z późn. zm.).

I. Festiwal

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa Wystawców w Łódzkim Festiwalu Fantastyki KAPITULARZ 2026, zwanym dalej „Kapitularzem” lub „Wydarzeniem”.
  2. Organizatorem Wydarzenia jest Fundacja Fantastyczne Inicjatywy, z siedzibą przy ul. Organizacji WiN 71/73 m.6,  91-811 Łódź,  NIP: 7262654605,  KRS 0000509498, zwana dalej „Organizatorem”. 
  3. Wydarzenie odbędzie się w dniach 4-6 września 2026 roku na terenie Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Pomorska 171/173; 90-236 Łódź.
  4. „Wystawcą” jest każdy podmiot, który przed datą Wydarzenia zawarł z Organizatorem umowę najmu powierzchni wystawienniczej lub umowę najmu powierzchni wystawienniczej z usługami dodatkowymi, oraz uiścił opłatę zgodnie z warunkami zawartej umowy.
  5. Koordynatorem oraz Organizatorami wydarzenia ds. wystawców są osoby wyznaczone przez Organizatora Głównego, odpowiadają za sprawy związane z organizacją Wystawców oraz ich bieżącą obsługą. Wszelkie kwestie organizacyjne należy kierować bezpośrednio do wyznaczonego Koordynatora oraz Organizatorów, którego dane kontaktowe zostaną udostępnione Wystawcom.
  6. Wydarzenie organizowane przez Fundację Fantastyczne Inicjatywy ma charakter imprezy społecznej, odbywającej się na terenie prywatnym, i w związku z tym nie podlega regulacjom ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2010 r. (Dz. U. nr 62, poz. 504). Organizacja Wydarzenia opiera się na pracy społecznej Organizatorów.
  7. Zgłoszenia Wystawców będą przyjmowane w okresie od dnia 1 maja 2026 roku do 30 czerwca 2026 roku.

II. Wolontariat

  1. Wolontariat jest dobrowolną i nieprzymuszoną formą uczestnictwa w Festiwalu, polegającą na nieodpłatnej pracy na rzecz wydarzenia. 
  2. Warunkiem koniecznym uczestnictwa w wolontariacie jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego i pozytywne rozpatrzenie zgłoszenia. Nie jest wymagane wcześniejsze wykupienie akredytacji 3-dniowej. 
  3. Koordynacją i nadzorem pracy wolontariuszy zajmują się wyznaczeni do tego Organizatorzy. 
  4. Podstawą pracy wolontariusza jest umowa wolontariacka zawarta pomiędzy wolontariuszem a Organizatorem, sporządzona i podpisana w dwóch kopiach najpóźniej w dniu pierwszego dyżuru wolontariusza w trakcie wydarzenia. 
  5. Wolontariuszem może zostać osoba, która ukończyła 16 lat lub ukończy najpóźniej w dniu rozpoczęcia montażu Festiwalu, tj. 3.09.2026 r. 
  6. Niepełnoletni wolontariusz jest zobowiązany do okazania Organizatorom zgody opiekuna prawnego na udział w wolontariacie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pierwszego dyżuru podczas Festiwalu. Wzór zgody dostępny jest pod adresem: https://kapitularz.pl/wp-content/uploads/2026/05/Uniwersalna-zgoda-Kapitularz-wolontariat.pdf 
  7. Warunkiem koniecznym przyjęcia do wolontariatu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Festiwalu. 
  8. Rekrutacja otwarta będzie od 5 maja 2026 r. do 31 lipca 2026 r. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przedłużenia rekrutacji. 
  9. Organizatorzy nie są zobowiązani do rozpatrywania zgłoszeń nadesłanych po terminie zamknięcia rekrutacji. 
  10. Wysłanie zgłoszenia wiąże się z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu.
  11. Ogłoszenie wyników rekrutacji nastąpi pomiędzy 1 a 10 sierpnia 2026 r. drogą mailową lub telefoniczną. Komunikacja będzie zawierała informację o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, przyjęciu na listę rezerwową albo o odrzuceniu zgłoszenia. Organizator zastrzega sobie możliwość dokonania selekcji zgłoszeń. 
  12. Brak potwierdzenia udziału za pomocą wiadomości e-mail lub rozmowy telefonicznej z Organizatorem będzie skutkował usunięciem z uczestnictwa w wolontariacie. 
  13. W przypadku przyjęcia do wolontariatu osoby z listy rezerwowej, Organizator skontaktuje się za pomocą wiadomości e-mail lub telefonicznie, aby potwierdzić zainteresowanie współpracą. 

III. Obowiązki Wolontariusza

  1. Wolontariusz jest zobowiązany d0 przedstawienia Organizatorowi aktualnego, wydanego po 5 września 2021 roku, zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Zaświadczenie to powinno potwierdzać niekaralność za przestępstwa określone w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego (m.in. przeciwko wolności seksualnej i obyczajności), art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego, ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 1939 oraz z 2022 r. poz. 2600). Wymóg ten dotyczy również odpowiadających tym czynom przestępstw popełnionych za granicą. Więcej informacji odnośnie uzyskania zaświadczenia znajdziesz pod adresem https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/ustawa-kamilka-uzyskiwanie-zaswiadczen-o-niekaralnosci lub w naszej instrukcji dla zaświadczenia w formie elektronicznej pod adresem: https://kapitularz.pl/wp-content/uploads/2026/05/Instrukcja-wniosek-Ustawa-Kamilkowa.pdf 
  1. Wolontariusz jest zobowiązany do przejścia szkolenia przed wydarzeniem. Forma i termin szkolenia zostaną zakomunikowane po zamknięciu zgłoszeń. 
  2. Wolontariusz zobowiązuje się do przepracowania liczby godzin ujętych w grafiku i umowie wolontariackiej. Minimalną liczbą zagrafikowanych godzin jest 8h. 
  3. Do obowiązków wolontariusza należy w szczególności: 
    • dbanie o czystość, porządek i bezpieczeństwo na terenie Festiwalu, 
    • wykonywanie poleceń wydawanych przez organizatorów i koordynatorów, 
    • wykonywania powierzonych zadań w sposób staranny i bezpieczny dla siebie i innych uczestników Festiwalu, 
    • przestrzeganie grafiku dyżurów, 
    • dbanie o dobre imię i wizerunek Festiwalu, 
    • pomoc uczestnikom i innym wolontariuszom w miarę własnych możliwości, 
    • informowanie koordynatorów i organizatorów o zaistniałych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, a także o osobach poszkodowanych. 
  4. Wolontariusz powinien dbać o siebie oraz współuczestników Festiwalu, w tym pamiętać o swoim zdrowiu, higienie, jedzeniu oraz nawadnianiu się. 
  5. Wolontariusz, który pojawi się na dyżurze pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, zostanie usunięty zarówno z wolontariatu, jak i z terenu Festiwalu.
  6. Wolontariusz w koszulce wolontariackiej poza godzinami dyżurów może zostać uznany za chętnego do dorywczej pracy i do takiej zobowiązany według uznania Organizatorów. 
  7. Wolontariusz zobowiązuje się do niezamieszczania w internecie zdjęć środków identyfikacji osób funkcyjnych, to jest identyfikatorów. Zakaz ten obowiązuje do momentu zakończenia Festiwalu. 
  8. Wolontariusz zobowiązany jest do znajomości i przestrzegania regulaminu Festiwalu dostępnego na https://kapitularz.pl/regulamin/ 

IV. Prawa wolontariusza

  1. Organizator zapewnia wolontariuszom 
    • strój służbowy (koszulkę o zgłoszonym rozmiarze),
    • bezpłatny nocleg w trakcie trwania konwentu (tj. od piątku do niedzieli) w postaci wspólnej sali i dostępu do sanitariatów. Wolontariusze muszą samodzielnie zaopatrzyć się w śpiwory, karimaty lub inne podobne wyposażenie,
    • przeszkolenie z zakresu wykonywanej pracy,
    • zaświadczenie o odbyciu wolontariatu.
  2. Dla wolontariuszy będą także dostępna woda, napoje (kawa, herbata, izotoniki), suchy prowiant. Będą też przysługiwać talony na ciepły posiłek. 

V. Pozostałe postanowienia

  1. Przed Festiwalem podstawowym i oficjalnym kanałem komunikacyjnym pomiędzy Organizatorami a wolontariuszami jest kontakt mailowy oraz kanał Discord. 
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego informowania wolontariuszy.